Дмитро Жембоцький, організатор корпоративних і приватних свят та бізнес заходів. Співвласник івент агенції JOY EVENT

Лютий, березень – час для конференцій і є такі, які неможливо провести онлайн.
Як же правильно розсадити учасників, щоб вкластися у всі протиепідемічні норми у зв’язку з COVID-19?

1.      Театральне розсадження

Це класичний вараінт, коли стільці розставлені в ряд. У доковідні часи, можна було розставити стільці на відстані 60 см. між спинкою та передньою частиною стільця за ним. Однак, зараз цього недостатньо.  Згідно з рекомендаціями, відстань повинна бути не менше 1.5 метри.  Задля того, щоб зберегти мінімальну відстань між сидіннями і при цьому залишити учасникам можливість проходу між ними, варто розміщувати ряди на відстані 140-150 см. Звичайно, не варто забувати і про відстань між сусідніми сидіннями.

Якщо сидіння прикріплені до підлоги і немає можливості прибрати половину з них, необхідно наочно позначити ті місця, де мають сідати учасники. Пам’ятайте, що психологічно людям комфортніше бачити знаки, які дозволяють сідати, а не забороняють. Використовуйте наклейки зі словами «Сідайте тут, будь ласка», а не «Тут сидіти заборонено!». Таким чином, ви знижуєте напругу.

Плюси:

– Максимальне використання можливостей конференц-залу;

– Велика кількість делегатів, при менших затратах;

Мінуси:

– Мало можливостей для взаємодії;

– У довгих залах учасники на задніх рядах будуть погано бачити сцену і виступаючих.

2.      Розсадження типу Клас

Це розсадження також називають «парламентським». Воно дозволяє розмістити на столах документи або напої, а під ними – розетки, що дає учасникам можливість користуватися ноутбуками. Все це робить розсадження типу Клас відмінним варіантом для семінарів і конференцій.

Для виконання вимог дистанціювання можна розподілити столи по одному на делегата і передбачити можливість проходу між столами з різних сторін. Тоді учасники, переміщуючись, як і раніше, будуть триматися на відстані один від одного. Також доведеться збільшити відстань між столами.

Плюси:

– Більше місця для ніг;

– Зручно розмістити мікрофони і розетки;

– Учасники зможуть зі зручністю вести записи або використовувати ноутбуки.

Мінуси:

– Для розміщення столів вам буде потрібно більше місця;

– Просторі зали зазвичай дорожче;

– Ще менше варіантів взаємодії для аудиторії.

3.      Банкетне розсадження

Банкетне розсадження добре підходить для урочистих заходів, офіційних обідів, церемоній нагородження, а також семінарів. Такий тип розміщення заохочує взаємодію між учасниками, що дозволяє організувати роботу в командах. Однак деяким делегатам доведеться дивитися на сцену з-за плеча, і це буде недоліком під час тривалих сесій. Щоб вирішити цю проблему, можна залишити вільною найближчу до столу сторону – таке розсадження називається Кабаре.

Раніше банкетне розсадження передбачало розміщення від 6 до 12 осіб за столом. При дотриманні дистанціювання їх число доведеться зменшити вдвічі.

Спробуйте відмовитися від круглих столів на користь овальних: вони займають менше місця, виглядають більш оригінально і не програють за місткостю.

Плюси:

– Розсадження підходить для церемоній, різноманітних свят і фуршетів.

– На столах можна розмістити декор, не займаючи робочий простір делегатів.

– Можна організувати роботу в групах – на столах зазвичай достатньо місця для розміщення фліпчартів.

Мінуси:

– Учасники зможуть взаємодіяти безпосередньо тільки зі своїми сусідами.

– Таке розсадження вимагає багато місця.

– Варто враховувати вартість декору.

4.      Розсадження Шеврон або ялинкою

Як і при розсадженні типу Клас, учасники сидять за прямокутними столами, але їх можна розмістити по діагоналі від сцени. Це дозволить краще взаємодіяти учасникам і модераторам. Однак варто враховувати, що таке розсадження займе більше місця.

5.      Розсадження типу Зал засідань

При цьому варіанті прямокутні або квадратні столи оточені сидіннями. Таке розсадження зазвичай використовують в переговорних кімнатах. Під час коронавірусних обмежень можна скоротити кількість сидінь вдвічі, але краще залишити їх колишню кількість, позначивши відповідні для сидіння. Так можна уникнути підсвідомого бажання учасників зіставити стільці ближче один до одного.

Плюси:

– Розсадження ідеально підходить для сесій з невеликою кількістю учасників;

– Дозволяє дотримуватися соціальної дистанції при збереженні психологічної близькості;

– Досить місця для ноутбуків і для ведення записів;

– Підтримує відчуття рівності учасників за столом.

Мінуси:

– Щоб всі учасники могли бачити один одного, блок столів повинен бути тим довше, чим він ширший.

– Для такого розсадження добре підійдуть обертові стільці, але не всі майданчики готові їх надати.

6.      П-образне розсадження

Для семінарів, презентацій та дебатів добре підійде розсадження між столами, розставленими так, щоб вони нагадували букву «П». Також п-образне розсадження вдало підійде для сесій мотивуючих спікерів, так як дозволить виступаючим вільно переміщатися і взаємодіяти з учасниками. Делегати також зможуть добре бачити один одного.

7.      Стійкі

Це тип розстановки підійде для організації нетворкінгу: учасники зможуть курсувати між столами, щоб зав’язати якомога більше ділових знайомств. Слідкуйте за тим, щоб учасники залишалися в засобах індивідуального захисту – дотримуватися правил соціального дистанціювання при такій розстановці досить складно. Найкраще використовувати подібний підхід для заходів на відкритому просторі.

Часто організатори використовують таку розстановку в залах для кава-брейку, щоб делегати могли поєднати перекус зі спілкуванням. Однак варто пам’ятати, що під час пандемії ці завдання не можна об’єднувати – хаотичні переміщення по залу і без того вважаються небезпечними, а під час прийому їжі люди знімають маски і найбільш беззахисні перед вірусами.

8.      World cafe

Це розсадження застосовується на однойменних сесіях, під час яких групи делегатів переміщаються від столу до столу. Це правило не стосується модераторів – кожен з них залишається за своїм столом. Команди міняються столами, згідно з установленими правилами, наприклад, кожні 10-45 хвилин. У момент зміни столів можна влаштувати невеликі перерви, щоб провітрити зал і протерти столи дезінфікуючими засобами. Ще один плюс розсадження в умовах пандемії в тому, що групи делегатів зазвичай складаються з працівників однієї компанії, і це зменшує ризики зараження.

Плюси:

– Можливість активно взаємодіяти в групах;

– Можна розібрати кілька тем за обмежений час.

Мінуси:

– Модераторам буде необхідно проінструктувати учасників про правила роботи на сесії.

9.      «Акваріум»

Акваріум, як і World Café – це не розсадження, а скоріше повноцінний формат заходу. З його допомогою організатори можуть спонукати зазвичай мовчазних учасників висловитися. Будь-який бажаючий може зайняти місце у внутрішньому колі, а модератор проконтролює час виступу, щоб більш активні делегати не перетворювали обговорення в особисту сесію.

Під час пандемії цей тип розсадження хороший тим, що не вимагає той чи інший спосіб блокувати можливість розміститися на деяких сидіннях. Потрібно буде лише розставити стільці трохи ширше. Ще один плюс – якщо розмістити екран в центрі, то у «внутрішнє коло» зможуть вийти навіть віртуальні учасники.

Плюси:

–          Формат дозволяє внести інтерактив;

–          Зберігається почуття рівності між делегатами;

–          Менше ієрархії для делегатів, оскільки всі знаходяться в одному колі.

Мінуси:

–          Велика відповідальність  модератора.

10.   Анти-конференція або «баркемп»

Формат баркемпу передбачає відсутність заздалегідь затверджених рамок обговорень і дозволяє висловитися будь-якому учаснику. Щоб організувати таку сесію потрібно використовувати гнучке розсадження, наприклад, розставити сидіння по колу, а в центрі розмістити фліп-чарт. Краще використовувати незвичайні сидіння типу пуфів або мішків, щоб підкреслити творчу основу сесії.

Мінус в тому, що учасники будуть самостійно переміщати такі сидіння, і це може перешкодити дотриманню соціальної дистанції.

На сесіях з можливістю пересувати меблі потрібно позначити відповідні для розміщення сидінь точки. А ще таку сесію можна перенести в онлайн.