Дмитро Жембоцький, організатор корпоративних і приватних свят та бізнес заходів. Співвласник івент агенції JOY EVENT

Я вже дав рекомендації щодо кількості їжі та напоїв для весілля. А сьогодні розповім вам про не менш важливу річ – підбір локації для свята.

Тут також є 2 шляхи:

  1. Якщо весілля вам організовує івент агенція – хвилюватись немає чого. До її обов’язків входить підбір локації.
  2. Якщо ж ви організовуєте свято самі, наступні поради стануть вам у нагоді.

Яка ж вона має бути?

Хочеться, щоб і за стилем підходила, і розташовувалася  близько, і вигляд мала гарний, і щоб не за всі гроші світу. Це правильно, адже хороша локація – половина справи. Недогляд може потягнути за собою додаткові витрати.

На що ж саме потрібно звернути увагу першочергово?

Перш за все, це відповідність концепції весілля.

Тут все просто: дивно розглядати локацію в центрі міста, якщо хочеться провести свято на природі. Або ж вибирати ресторан у стилі лофт для костюмованої вечірки. Звісно, за наявністю фантазії та коштів, можна зробити що завгодно і де завгодно – питання тільки навіщо?

Друге, на що потрібно звернути увагу, це місткість.

Начебто, тут все просто. Кількість гостей знаємо, що ще треба?

Тут потрібно враховувати не тільки, як і де розсадити гостей, а ще й щоби офіціантам було комфортно працювати і залишалося достатньо місця для танців, сцени з обладнанням, якщо планується виступ музичного гурту.

Також локація не повинна бути і занадто великою, аби гостям було на ній затишно.

Третє, на що варто дивитись, – ціна.

Загалом, локації оперують декількома поняттями:  «ціна за людину» або «депозит закриття», іноді ще додається оренда.

Здавалося б, множимо ціну на кількість осіб або, навпаки, ділимо депозит на кількість гостей і все. Однак, при найближчому розгляді, виникають додаткові витрати:

  1. З вас можуть взяти кошти за підключення додаткової потужності електромережі. Наприклад, в базовому варіанті оренди або депозиту локація надає 2 кВт електроенергії. Ці 2 кВт легко можуть бути використані лише акустичною системою, а якщо є ще й музичний гурт зі своїм технічним райдером, то легко можна вийти за ці межі.
  2. Оплата за ранній монтаж. Якщо планується масштабний декор або багато обладнання, потрібно проговорити, який час дається на монтаж і демонтаж. Іноді локації ставлять жорсткі рамки щодо монтажу, скажімо, тільки зранку, а демонтаж протягом двох годин після заходу. У цьому випадку час доведеться докуповувати.
  3. Cork Fee. Якщо ви домовились про свій алкоголь, то зверніть увагу на пробковий збір, адже він також може стати «сюрпризом» під час кінцевого розрахунку. Пробковий збір – це ціна, яку бере ресторан або кейтерінг за обслуговування вашого алкоголю (посуд, робота офіціанта). Як правило, рахується з пляшки та може відрізнятися залежно від виду алкоголю.
  4. Екзотичні збори. У моїй практиці була локація, яка брала збір за свій, тобто замовлений не у них, весільний торт.

Як захиститись від додаткових витрат?

Усі ці речі потрібно проговорювати з локацією заздалегідь, до бронювання. Ще краще – прописувати все у договорі.

Також дуже важливим є обмеження на майданчику.

Обмеження на майданчику, як і підсумкову ціну, краще проговорити заздалегідь. Стандартними обмеженнями, наприклад, є час, після якого потрібно робити музику тихіше, заборона на використання піротехніки, конфетті та інших спецефектів, включаючи задимлення, обмеження на ввезення сторонніх продуктів і алкоголю.

Також деякі локації вимагають завчасного надання списку підрядників. Іноді у майданчика є суворий перелік компаній, які можна залучати. Якщо планується забудова або кардинальна зміна зовнішнього вигляду закладу, не варто робити це сюрпризом – обов’язково потрібно обговорити заздалегідь.

Підсумовуючи вищесказане, хочу сказати, що вибирати локацію потрібно уважно. Ви заздалегідь повинні приблизно уявляти собі, як хочете бачити своє весілля, скільки гостей буде.

Спілкуйтеся, не бійтеся ставити питання.

При внесенні передоплати всі попередні домовленості варто викласти в договорі.

У наступній частині я розповім про те, як працювати з артистами, та які підводні камені там можуть бути.

Stay tuned!